Un logiciel de comptabilité : pour quoi faire ?
Avec un logiciel comptable pour petite entreprise, vous pouvez émettre toutes vos factures en bonne et due forme, puis les suivre dans le temps. Il vous sera plus simple de gérer les paiements de vos clients, et éventuellement de les relancer en cas de factures impayées, sans subir de stress inutile et sans prendre le risque d’un oubli malencontreux.
En vous épargnant ces tracas et en vous apportant des fonctionnalités collaboratives pour travailler en temps réel avec vos partenaires, ce logiciel libère aussi une partie de votre temps, afin que vous puissiez vous consacrer à la réalisation de tâches que vous jugez plus essentielles, et au développement de votre entreprise.
Loin d’être redondant avec votre expert(e)-comptable, votre logiciel de comptabilité TPE vous permettra de travailler en harmonie avec lui ou elle, et de respecter l’ensemble des exigences légales, sur le plan administratif ou fiscal.
Toutefois, il ne s’agit pas seulement d’être en conformité avec les normes ! Dans un monde de plus en plus concurrentiel, il est nécessaire de conserver une longueur d’avance vis-à-vis des concurrents. Et disposer à tout instant de données financières fiables est un avantage certain dans un environnement commercial compétitif. Un bon logiciel de comptabilité vous offre cela, et vous permet d’atteindre un niveau plus élevé de performance !
Zoom sur l’analyse préalable des besoins
La plupart des logiciels de comptabilité proposent à la carte ces fonctions de base :
- gestion des devis, des bons de commande et de la facturation,
- enregistrement automatique des écritures comptables,
- prise en compte de vos achats et autres dépenses,
- suivi des comptes clients et fournisseurs,
- synchronisation des comptes bancaires,
- gestion de la TVA et des déclarations.
L’édition des livres comptables, obligatoires du point de la réglementation française, ainsi que l’export des chiffres de la comptabilité vers un document qui sera exploitable par votre cabinet d’expertise-comptable font aussi souvent partie des offres standards.
Chaque solution logicielle va ensuite prévoir des fonctionnalités additionnelles pour répondre à des attentes spécifiques. Dès lors, en fonction des besoins de votre entreprise, ou liés à votre secteur d’activité, il vous appartient de déterminer le meilleur choix en la matière.
L’impact du recours ou non à un expert-comptable
C’est un critère important du choix de votre logiciel comptable, puisque vos besoins vont fortement varier selon que vous gérez votre comptabilité vous-même ou pas :
- Si vous déléguez la majeure partie de votre comptabilité, une simple application de gestion des devis et factures peut suffire, surtout dans une toute petite entreprise à l’activité unique, générant peu de documents financiers. La gestion des bons de commande et la tenue d’un registre des achats seront un plus intéressant.
- Si vous gérez la comptabilité en interne par contre, votre entreprise aura besoin de fonctions plus étendues, comme l’établissement des déclarations fiscales, l’édition du fichier des écritures comptables et des comptes annuels. Un point à ne pas négliger en cas de contrôle de l’administration fiscale, qui exigera ces documents !
- Si vous faites un suivi de trésorerie, votre logiciel doit vous laisser intégrer vos opérations bancaires directement dans votre comptabilité, et vous permettre de les catégoriser. Ce sera un gain de temps bienvenu.
L’impact de votre secteur ou domaine d’activité
La nature de votre activité, ou des activités si votre société opère dans divers secteurs, va également venir influer sur vos besoins en matière d’applications de comptabilité. Si votre entreprise :
- est prestataire de services pour le compte de clients particuliers ou d’autres entités commerciales, votre logiciel doit prévoir l’établissement de devis.
- travaille dans le secteur de la distribution, ou agit comme un intermédiaire entre producteurs et consommateurs, des fonctionnalités de gestion des stocks, de gestion des prix, de gestion des marges, et d’édition de bons de commande et de bons de livraison vont s’avérer fort utiles.
- opère dans le monde du commerce en ligne, le logiciel comptable doit pouvoir se connecter au système de votre site e-commerce pour fluidifier les échanges d’informations, et optimiser la gestion des stocks.
Choisir son logiciel de comptabilité en 10 questions
Après avoir sélectionné les logiciels de comptabilité qui répondent à vos besoins, il faut les départager en fonction d’autres critères pour déterminer la meilleure option. Cette analyse peut être effectuée en vous posant une liste de 10 questions.
- Des données comptables vraiment accessibles partout ?
De nos jours, les salariés et les managers passent de moins en moins de temps au bureau, en raison de l’essor du travail à distance. Des tâches, qui étaient autrefois effectuées via un poste, sont réalisées en déplacement ou de chez soi (télétravail). Si votre entreprise est concernée par cette transformation du monde professionnel, le cloud sera une nécessité pour accéder aux données financières, où que vous soyez…
- De quelles sécurité et maintenance allez-vous bénéficier ?
La protection des données clients et la mise à jour de la sécurité des solutions logicielles ne sont pas une mince affaire. La multiplication des cyberattaques et les amendes prévues en cas de non-respect du RGPD font de ces questions un sujet encore plus pressant. Avec une solution cloud, vous avez la certitude d’utiliser toujours la version la plus récente du logiciel, sachant répondre aux menaces de sécurité. Certains fournisseurs sont même capables d’assurer un taux de disponibilité des données supérieur à 99,9% !
- Le logiciel peut-il s’adapter à l’évolution de vos besoins ?
Certes, votre logiciel doit être compatible avec vos besoins actuels. Mais que se passe-t-il si votre entreprise est amenée à changer de dimension en embauchant en masse, ou de domaine d’activité lors d’une réorientation stratégique ? La meilleure solution logicielle est celle qui peut s’adapter à votre nouvelle situation, et vous suivre tout au long de la vie de votre société. Bref, elle doit évoluer à votre rythme…
- En combien de temps serez-vous opérationnel ?
C’est un point important, souvent négligé. Quand une entreprise se dote d’un nouveau logiciel, il faut un certain temps d’adaptation et de formation pour les employés. Est-ce que le fournisseur propose un quelconque soutien au départ ? Une assistance est-elle prévue pour faire ses premiers pas ? Plus l’aide apportée est conséquente, plus vite vos équipes apprendront à se servir de l’outil, plus vite votre entreprise sera opérationnelle.
- Quelle valeur ajoutée par rapport à l’expert-comptable ?
Même si votre comptabilité est gérée par un cabinet spécialisé, un logiciel peut remplir des tâches de gestion intéressantes (devis, factures). Certains fournisseurs cloud vont plus loin, en autorisant des comptes externes à accéder aux données, pour que l’expert-comptable puisse disposer de l’ensemble des informations financières en temps réel. Vérifiez si la solution logicielle rend possible ce genre d’échanges directs !
- Quelle gestion des accès aux informations financières ?
Les informations financières les plus sensibles sont souvent réservées à une poignée de personnes dans l’entreprise. A contrario, les fonctionnalités de gestion de factures doivent être accessibles à tous les collaborateurs en contact avec les clients. De son côté, l’équipe commerciale ou de service client a besoin d’un accès aux données clés de performance. Le logiciel, pour être efficace, doit savoir gérer ces accès différenciés.
- Combien tout cela va-t-il vous coûter (vraiment) ?
Autrefois, investir dans un logiciel comptable pouvait être onéreux et fastidieux, avec des installations et mises à jour (payantes) à effectuer régulièrement sur des postes de travail individuels. Mais, avec les nouvelles solutions cloud, ce problème a été résolu. Au lieu de payer par avance, vous souscrivez à un simple abonnement mensuel ou annuel. Pratique ! Pour autant, des points d’attention demeurent : les abonnements sont-ils bien calculés par utilisateur ? Y a-t-il des “paliers” provoquant un passage à un tarif plus élevé ?
- Le fournisseur investit-il dans les nouvelles technologies ?
Le rythme des innovations technologiques s’accélère, chaque jour de nouveaux usages s’inventent. Comme tous les secteurs, celui de la comptabilité n’y échappe pas : blockchain, cryptomonnaie et intelligence artificielle sont autant de notions qui vont impacter votre futur proche. Le fournisseur tient-il compte de l’évolution des usages ? Quelles sont ses actions pour faire face à ces défis naissants, et ne pas se laisser dépasser par la concurrence ?
- Des tableaux de bord personnalisés pour les équipes ?
Les logiciels modernes proposent la création de rapports et de tableaux de bord pour découvrir les informations importantes en un clin d’œil, du jour ou en temps réel. Ce qui permet de gagner en réactivité, et de mieux anticiper les difficultés à venir. Lorsque ces rapports et tableaux sont personnalisés, chaque équipe ou collaborateur peut découvrir de nouvelles perspectives. La solution envisagée fournit-elle ce genre de services ?
- Le logiciel aide-t-il à rester en conformité avec la loi ?
Les réglementations fiscales et administratives sont complexes et changeantes en France comme ailleurs. Un bon logiciel de comptabilité doit permettre à la société de rester en conformité avec les règles en vigueur, autant les normes françaises que celles applicables à l’international si vous décidez d’étendre vos activités hors des frontières.
Source : Sage
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